Anwendungsfall: Woche mit einem persönlichen KI-Assistenten planen

Einführung

Wochenplanung ist ein guter Anwendungsfall für einen persönlichen KI-Assistenten: Die Eingabe ist unordentlich, das Ergebnis aber leicht zu prüfen. Du lieferst feste Termine, unerledigte Aufgaben, Besorgungen und Sorgen. Hermes sortiert sie, findet Konflikte und schlägt eine Woche vor, die du vor jeder Handlung ändern kannst.

Dieser Ablauf benötigt keine Kalenderautomatisierung. Füge nur die nötigen Angaben für die kommende Woche ein oder sende über Telegram eine Sprachnachricht. Hermes entnimmt zunächst deine Angaben und erstellt den Plan erst nach deiner Korrektur. Diese Trennung fängt Fehler ab, bevor daraus ein Zeitplan wird.

Beispiele

Ein sinnvoller Wochenrückblick kann aus diesem Text:

Zahnarzt Dienstag 15:00. Versicherungsformular fertig machen. Sam anrufen. Einkaufen, bevor die Gäste Freitag kommen. Die Präsentation ist wichtig, aber ich schiebe sie ständig auf. Mittwoch wirkt voll. Ich möchte einen Abend ohne Termine.

Folgendes erstellen:

• drei Ergebnisse, die die Woche erfolgreich machen würden;
• eine Tabelle fester Termine und Fristen;
• vorgeschlagene Fokusblöcke um diese Termine herum;
• zu einem Block gebündelte Besorgungen;
• eine kurze „Warte auf“-Liste;
• Aufgaben zum Verschieben, Abgeben oder Streichen;
• Konflikte und fehlende Angaben, die du klären musst.

Zusammengesetztes Kundenszenario: der überbuchte Selbstständige

Dieses Szenario veranschaulicht den Ablauf. Es wird nicht als echter Kundenbericht dargestellt.

Jonas, ein selbstständiger Fotograf, startet mit zwei Kundenfristen, einem Versicherungsformular, Familienbesuch und dem Vorsatz, den Donnerstagabend frei zu halten. Statt eine perfekte Aufgabenliste vorzubereiten, sendet er eine Sprachnachricht. Hermes entnimmt zuerst die Verpflichtungen und fragt, wie lange der Termin am Dienstag dauert. Erst nach Jonas’ Antwort entsteht der Wochenplan.

Der erste Entwurf zeigt, dass nicht jede Aufgabe ohne Verlust aller Pufferzeiten hineinpasst. Jonas verschiebt die Überarbeitung seines Portfolios, bündelt zwei Besorgungen nach dem Termin und schützt einen Vormittag für die schwierigere Kundenbearbeitung. Als sich am Mittwoch eine Lieferung verschiebt, ändert Hermes nur den betroffenen Tag statt der ganzen Woche.

Das nützliche Ergebnis ist ein sichtbarer Zielkonflikt: Eine Aufgabe wird bewusst verschoben, statt dass fünf Aufgaben unbemerkt liegen bleiben.

Die Methode eignet sich ebenso für Eltern mit Haushaltsaufgaben, Selbstständige mit Kundenarbeit und Verwaltung, Bewerberinnen und Bewerber mit laufenden Verfahren oder alle, deren Aufgabenliste größer als ihre Woche wirkt.

Ausführliche Anleitung

1. Nur Eingaben dieser Woche sammeln

Bringe fünf kurze Listen mit:

1. Fest: Termine, Veranstaltungen und echte Fristen.
2. Wichtig: höchstens drei Ergebnisse mit größter Bedeutung.
3. Lose: Besorgungen, Anrufe, Hausarbeit und Ideen.
4. Warte auf: Personen oder Informationen, ohne die es nicht weitergeht.
5. Kapazität: gesperrte Zeiten, Reisen, gesundheitliche Grenzen und gewünschter ungeplanter Freiraum.

Hermes kennt deinen Kalender, Posteingang und familiäre Verpflichtungen nicht automatisch, solange du keinen Zugriff ausdrücklich bereitstellst oder einrichtest. Füge eine kompakte Liste statt eines ganzen Postfachs oder Kalenderexports ein. Entferne Adressen, Buchungscodes, Kontonummern und für die Planung unwichtige Details.

Wenn Tippen bereits nach Arbeit klingt, sende dir über deinen privaten Telegram-Bot eine zweiminütige Sprachnachricht. Hermes kann eingehende Sprachnachrichten transkribieren. Lies das Transkript vor der Planung, besonders Namen, Daten und Uhrzeiten.

2. Vor dem Planen sortieren

Beginne ein neues Gespräch und füge die Listen mit diesem Auftrag ein oder sprich sie ein:

Das sind rohe Angaben für meinen Wochenrückblick. Erstelle noch keinen Zeitplan. Übertrage nur ausdrücklich genannte Angaben in eine Tabelle mit Punkt, Art, Datum oder Frist, Geschätzter Aufwand und Fehlende Angabe. Schreibe unbekannt, statt zu raten. Liste danach mögliche Konflikte auf und stelle höchstens fünf Fragen, deren Antwort den Plan wesentlich verändern würde. Kontaktiere niemanden und ändere kein externes System.

Korrigiere Transkriptionsfehler und Annahmen. Ergänze nur Angaben, die die Woche beeinflussen. Dieser Schritt ist absichtlich nüchtern: Saubere Eingaben machen den nächsten Schritt nützlich.

3. Eine realistische Woche definieren

Beschreibe Hermes deine üblichen Grenzen in Alltagssprache. Zum Beispiel:

Plane höchstens zwei anspruchsvolle Aufgaben pro Tag. Lasse 30 Minuten zwischen Terminen. Halte Mittwochabend und mindestens einen weiteren Abend frei. Behandle Zeitschätzungen als Spannen, nicht als Versprechen.

Bleiben solche Grenzen in den meisten Wochen gleich, eignen sie sich für das Gedächtnis. Lass dir zuerst den genauen Gedächtniseintrag zeigen und gib ihn dann frei. Vorübergehende Termine und sensible Angaben gehören nicht ins dauerhafte Gedächtnis.

4. Plan erstellen

Ist die entnommene Liste korrekt, nutze diesen Auftrag:

Erstelle einen realistischen Plan von [Datum] bis [Datum]. Erhalte alle festen Termine. Wähle höchstens drei Wochenergebnisse und begründe die Auswahl. Lege anspruchsvolle Arbeit in meine verfügbaren Fokuszeiten, bündele passende Besorgungen und erhalte den gewünschten Freiraum. Fülle nicht jede freie Stunde. Lege alles, was nicht passt, unter Verschieben, abgeben oder streichen ab. Beende den Plan mit Die ersten 15 Minuten am Montag und einer kurzen Checkliste. Dies ist nur ein Vorschlag; ändere keinen Kalender, sende keine Nachrichten, buche nichts und kaufe nichts.

Bitte um eine Tabelle, wenn du Zeitpläne gern visuell überfliegst, oder um eine tägliche Checkliste, wenn Tabellen zu schwer wirken. Ein Format genügt. Zusätzliche Versionen verbrauchen Zeit und Modellguthaben, ohne die Entscheidung zu verbessern.

5. Hermes den Plan prüfen lassen

Frage vor der Übernahme:

Prüfe diesen Plan auf Belastbarkeit. Finde Doppelbelegungen, versteckte Fahrt- oder Vorbereitungszeit, unklare Aufgaben, unrealistischen Aufwand und Tage ohne Puffer. Nenne die zwei Aufgaben, die am ehesten wegrutschen. Schlage die kleinste Änderung vor, die die Woche robuster macht.

Die endgültigen Entscheidungen triffst du. Ein guter Plan zeigt Zielkonflikte, statt unbemerkt alles hineinzudrücken.

6. Ein Arbeitsdokument speichern

Lass Hermes die freigegebene Fassung in eine klar benannte Datei wie wochenplan-2026-07-20.md schreiben. Behalte diese Abschnitte:

• Drei wichtigste Ergebnisse
• Feste Termine
• Tagesplan
• Warte auf
• Verschieben, abgeben oder streichen
• Erste Handlung am Montag

Nutze den Wochenplan nicht als zweiten Passworttresor, medizinische Akte oder Ausweisordner. Bewahre nur auf, was bei der Umsetzung der Woche hilft.

7. Tägliche Kurzabstimmung nutzen

Antworte jeden Morgen im selben Gespräch oder öffne den Plan und schreibe:

Heute hat sich geändert: [neue Tatsache]. Zeige nur die Auswirkungen. Erhalte feste Termine und Grenzen für freie Zeit. Gib mir die nächste konkrete Handlung statt eines neuen vollständigen Wochenplans.

Markiere abends erledigte, verschobene und blockierte Punkte. Baue nicht wegen jeder Unterbrechung den ganzen Zeitplan neu.

8. Rückkopplung schließen

Stelle am Ende der Woche drei Fragen:

1. Was wurde erledigt?
2. Was ist wiederholt liegen geblieben und warum?
3. Welche eine dauerhafte Vorliebe oder Lehre aus dem Ablauf ist das Merken wert?

Gib Gedächtnisänderungen einzeln frei. „Fokusblöcke am Morgen funktionieren besser als am Abend“ ist eine nützliche Lehre; ein vollständiges Wochentagebuch ist ein schlechter Gedächtniseintrag.

Nach mehreren erfolgreichen manuellen Durchläufen kannst du eine einfache Erinnerung planen, etwa: „Sende mir jeden Sonntag um 18:00 Uhr Europe/Berlin meine Checkliste für den Wochenrückblick.“ Automatisiere das Sammeln von Quellen erst, wenn jede Quelle zuverlässig und das Ergebnis weiterhin prüfbar ist. Folge der Anleitung zu geplanten Zusammenfassungen, bevor du den Planungsauftrag regelmäßig ausführen lässt.

Aktuelles Plattformverhalten beschreiben die offiziellen Hermes-Anleitungen zu Gedächtnis, geplanten Aufgaben sowie Sprach- und Dateinachrichten in Telegram.